Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest GDrent, z siedzibą w Sławkowicach, 32-020 (dalej: „GDrent”, „my”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail kontakt@gdrent.pl lub telefonicznie: +48 518 173 746 (Łukasz), +48 797 980 063 (Mateusz).

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — skala działalności nie kreuje takiego obowiązku (art. 37 RODO). Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych prosimy kierować bezpośrednio na powyższy adres e-mail.

2. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu

Dane klientów wynajmu (imię, nazwisko, adres, PESEL lub NIP dla firm, numer telefonu, e-mail, numer i skan dokumentów uprawniających do kierowania pojazdem, dane umowy najmu, historia rezerwacji, dane płatności) — przetwarzamy w celu zawarcia i realizacji umowy najmu pojazdu, wystawienia dokumentów sprzedaży oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Dane z formularzy publicznych (formularz kontaktowy, „Dla firm”, „Wynajem długoterminowy”) — imię, nazwisko/nazwa firmy, e-mail, telefon, treść wiadomości — przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie i przygotowania oferty.

Dane lokalizacyjne GPS pojazdów floty GDrent (urządzenia SinoTrack ST901) — przetwarzamy w celu zarządzania flotą, zapewnienia bezpieczeństwa pojazdów, rozliczenia przebiegu i limitu kilometrów w umowie najmu oraz reagowania na alerty (np. wyjazd poza wyznaczoną strefę, brak ruchu przez dłuższy czas). Monitoring dotyczy pojazdu, nie stanowi środka kontroli pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy poza zakresem niezbędnym do realizacji powyższych celów.

Dane kontrahentów i klientów posiadających dostęp do panelu (dane logowania, dane firmy, przypisane pojazdy) — przetwarzamy w celu udostępnienia funkcjonalności panelu (podgląd GPS, dokumentów, faktur, harmonogramu serwisowego).

Dane techniczne (adres IP, identyfikator sesji, dziennik zdarzeń systemowych) — przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu, wykrywania nadużyć oraz rozliczalności działań w systemie (log audytowy).

3. Podstawa prawna przetwarzania

Zawarcie i wykonanie umowy najmu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań przed jej zawarciem).

Wystawianie dokumentów sprzedaży, rozliczenia podatkowe i księgowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze, wynikający m.in. z przepisów o rachunkowości i podatku VAT).

Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przy wysyłce formularza — checkbox zgody na przetwarzanie danych).

Monitoring GPS floty, dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa systemu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

4. Okres przechowywania danych

Dane związane z umową najmu i dokumentami sprzedaży — przez okres trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i o rachunkowości (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).

Surowe punkty GPS (dokładna trasa, prędkość w danym momencie) — przechowujemy przez 30 dni od zarejestrowania, a następnie trwale usuwamy. Po tym okresie zachowujemy wyłącznie dane zagregowane (przebiegi dzienne/miesięczne, czas jazdy/postoju, średnia prędkość/spalanie), które nie pozwalają na odtworzenie dokładnej trasy przejazdu.

Dane z formularzy kontaktowych niezwiązane z zawartą umową — przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej cofniesz zgodę.

Dane konta w panelu klienta/kontrahenta — przez czas posiadania aktywnego konta, a po jego zamknięciu przez okres wskazany wyżej dla dokumentów sprzedaży (jeśli dotyczy).

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być powierzone podmiotom, które świadczą dla nas usługi niezbędne do prowadzenia działalności — w szczególności: dostawcy hostingu i infrastruktury (Railway, Vercel), dostawcy przechowywania plików/zdjęć (Cloudflare R2), dostawcy map (Mapbox), dostawcy wysyłki e-mail (Resend), a także biuro księgowe. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie i w zakresie niezbędnym do świadczonej usługi.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów prawa (np. na żądanie sądu lub organów ścigania).

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców, z których usług korzystamy (np. hosting, dostarczanie poczty e-mail), może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG, w tym w USA. W takich przypadkach dostawcy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych, w szczególności poprzez standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem).

Jeśli posiadasz konto w panelu klienta, część powyższych praw możesz zrealizować samodzielnie (eksport swoich danych, żądanie ich usunięcia) — w pozostałych przypadkach skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@gdrent.pl. Odpowiadamy na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

8. Pliki cookies

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania (np. utrzymanie sesji logowania, zapamiętanie wybranego motywu jasny/ciemny i języka strony). Nie wykorzystujemy plików cookies do celów reklamowych ani do śledzenia Cię w innych serwisach.

Możesz zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki, w tym zablokować ich zapisywanie — może to jednak ograniczyć funkcjonalność strony (np. uniemożliwić zalogowanie się do panelu).

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych, w tym szyfrowane połączenia (HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach, rejestrowanie kluczowych operacji w logu audytowym oraz regularne aktualizacje zabezpieczeń systemu.

11. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa lub zakresu świadczonych przez nas usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji.